Uputstvo za izradu i predaju Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

U skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti Republike Srbije, svako pravno lice ima obavezu da uspostavi i vodi urednu evidenciju dokumentacije, kao i da izvrši njeno pravilno klasifikovanje, čuvanje i predaju nadležnom arhivu.

1. Podešavanje u programu

Korisnik je dužan da u programu pravilno podesi sve kategorije dokumentarnog materijala koje nastaju u radu društva. To podrazumeva unos naziva kategorije dokumenta, određivanje roka čuvanja, definisanje da li se dokument čuva trajno ili određeni broj godina, kao i eventualno unošenje dodatnih oznaka i napomena ukoliko su potrebne za pravilnu klasifikaciju.

Na osnovu unetih podataka, program generiše dokument pod nazivom Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja u PDF formatu.

2. Generisanje i štampa dokumentacije

Nakon završetka unosa i provere podataka, korisnik treba da generiše PDF dokument i da ga odštampa u 2 primerka.

Pored same Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, potrebno je pripremiti i sledeća dokumenta:

• Сагласност на Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања
• PRAVILNIK O NAČINU EVIDENTIRANJA, ZAŠTITE I KORIŠĆENJA ELEKTRONSKIH DOKUMENATA
• PRAVILNIK O NAČINU EVIDENTIRANJA, KLASIFIKOVANJA, ARHIVIRANJA I ČUVANJA ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA

Sva navedena dokumenta takođe je potrebno odštampati u 2 primerka, uredno potpisati od strane odgovornog lica, a po potrebi i overiti pečatom ukoliko je pečat u upotrebi.

3. Predaja nadležnom arhivu

Kada je kompletna dokumentacija pripremljena, korisnik je dužan da je preda nadležnom istorijskom arhivu radi pregleda i dobijanja saglasnosti.

Dokumentacija koja se predaje arhivu obuhvata:

• Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja u 2 primerka
• Сагласност на Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања u 2 primerka
• Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata u 2 primerka
• Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala u 2 primerka

4. Važna napomena

Bez odobrene Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja nije moguće zakonito sprovesti postupak odabiranja arhivske građe niti uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala. Zbog toga je pravilna priprema i predaja ove dokumentacije od posebnog značaja za usklađenost poslovanja sa važećim propisima.

5. Zaključak

Korišćenjem programa za unos i generisanje Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja korisniku je omogućeno da na jednostavan, pregledan i efikasan način pripremi svu potrebnu dokumentaciju za arhiv. Nakon podešavanja podataka u programu, generisanja PDF dokumenta i štampe kompletne dokumentacije u dva primerka, korisnik može pristupiti predaji nadležnom arhivu i time ispuniti zakonsku obavezu na uredan i profesionalan način.